Устав компании, свидетельство ОГРН, свидетельство ИНН, выписка ЕГРЮЛ. А также документы, подтверждающие полномочия руководителя (приказ о назначении директора) и доверенность на таможенного представителя (если оформление ведётся через брокера).

Договор купли-продажи с указанием условий сделки (описание товара, количество, стоимость, валютa, условия поставки Incoterms, обязанности сторон и пр.). А также все приложения, спецификации и дополнительные соглашения к контракту.

Счет-фактура от продавца. В инвойсе должны быть указаны наименование и описание товаров, количество, цена за единицу и общая стоимость, валюта платежа, номера и даты контракта, условия поставки, информация о продавце и покупателе. Предоставляется с переводом на русский язык или двуязычный.

Платёжные документы, подтверждающие факт оплаты товара: копия платежного поручения, банковская выписка о переводе денег иностранному поставщику, SWIFT-копия и т.п. (если оплата уже произведена на момент оформления)

Документ от отправителя с информацией об упаковке груза. Содержит данные о количестве грузовых мест, типе упаковки, весе брутто / нетто каждого места, габаритах, а также реквизиты соответствующего инвойса и контракта. Требуется перевести на русский язык, если составлен на иностранном.

В зависимости от вида транспорта это могут быть: коносамент для морской перевозки, CMR-накладная для автомобильной, авиагрузовая накладная, ж/д накладная. Эти накладные подтверждают отправку груза и содержат сведения об отправителе, получателе, перевозчике, наименовании груза, количестве мест, массе и маршруте.

Сертификаты, лицензии, декларации соответствия и другие документы, подтверждающие возможность ввоза данного товара. Конкретный перечень зависит от категории товара. Если на товар распространяются меры нетарифного регулирования, соответствующие разрешения обязательны.

В некоторых случаях требуются сертификаты происхождения. Страна происхождения может подтверждаться маркировкой на товаре, упаковке или отдельным заявлением производителя.

Для оборудования и сложной техники таможня может запросить техническое описание, паспорта, схемы, чертежи, инструкции на русском языке. Эти документы нужны для подтверждения характеристик товара, правильной классификации и проверки требований безопасности.

Для ввоза технологического оборудования без НДС – заключение Минпромторга о технологическом комплекте; для льготы по пошлинам – заявление и подтверждающие документы об условиях льготы; для отсрочки уплаты платежей – гарантийные обязательства, банковская гарантия и т.д.

Если платежи (пошлина, НДС, акциз) были перечислены авансом – понадобится платежное поручение на депозит таможни. В случае использования обеспечения – документы, подтверждающие обеспечение (банковская гарантия, договор залога и пр.). Обычно эти документы требуются на этапе выпуска груза.